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Gar keinen! Wir schließen eine Rahmenvereinbarung ab. Und danach benötigt die Stadt Gelsenkirchen für dieses einfache Verfahren keinerlei weitere Unterlagen von Ihnen. Sie müssen keine Namenslisten führen, Quittungen erstellen oder Nachweise einreichen. Sie schicken lediglich die Gutscheine an Sodexo und bekommen dann Ihr Geld.

Alle "Mitmachkosten"! Die Kinder haben Anspruch auf die Kosten, die ihnen durch die Vereinsmitgliedschaft entstehen. Wenn Sie also mit den Eltern einig sind, dass neben dem Vereinsbeitrag auch Weihnachtsfeiern, Trainingswochenenden, Gurtprüfungen, Leihtrikots, gemeinsame Freizeiten und ähnliche Vereinsaktivitäten mit Gutscheinen bezahlt werden sollen, dann ist das völlig in Ordnung.

Das vereinbaren Sie mit den Eltern. Die Eltern entscheiden, welche Vereinsleistungen sie bezahlen wollen. Die Eltern können die Gutscheine auf mehrere Anbieter verteilen oder alle bei einem Anbieter einlösen.

Wenn die Stückelung der Gutscheine nicht zum Beitrag passt, dann gehen wir von pragmatischen Lösungen der Vereine und der Eltern aus, also Auszahlung von Wechselgeld an die Eltern bzw. Zahlung fehlender Beträge durch die Eltern.

Wichtig ist nur: Das Geld muss den Kindern zu gute kommen!

Auch Sachkosten wie Blockflöte, Klavier oder Fußballschuhe können innerhalb des monatlichen Budgets von 15 € auch mit den Gutscheinen bezahlt werden. Wenn der Verein den Kindern also Ausrüstungsgegenstände zur Verfügung stellt, dann können die Gutscheine auch dafür verwendet werden. Und wenn ein Verein im Rahmen eines üblichen oder erhöhten Mitgliedsbeitrags oder im Rahmen einer Freizeit, eines Wettkampfs oder der Weihnachtsfeier kleine Geschenke an die Mitglieder ausgibt, dann ist dagegen nichts einzuwenden.

Die Gutscheine sind für Diebe wertlos, weil sie nur von anerkannten Leistungsanbietern eingelöst werden können. Das Diebstahlrisiko ist daher sehr gering. Bisher wurde uns auch noch kein Verlust bekannt. Sodexo-Gutscheine werden seit 2006 vom Jobcenter an ALG II-Empfänger ausgegeben. Die dortigen Einlösestellen (Lidl, Penny, Aldi etc.) haben noch keinen Verlust gemeldet.

Wenn Sie ganz sicher gehen wollen: Sodexo holt die Gutscheine auch ab, allerdings gegen eine Gebühr von ca. 7 €.

Die Gutscheine haben eine aufgedruckte Gültigkeitsdauer.

• Bis zu diesem Tag können die Eltern die Gutscheine bei Ihnen einlösen. Und zwar auch für noch kommende Aktivitäten.
• Und Sie als Anbieter können weitere sechs Monate lang diese Gutscheine bei der Firma Sodexo abrechnen.

Beispiel:
Aufgedruckte Gültigkeitsdauer 31. Dezember 2020
Einlösung durch die Eltern bis 31. Dezember 2020
Einlösung durch den Verein bis 30. Juni 2021

Sofern über die Kündigungsfrist hinaus gezahlt wurde, muss der Geldwert der Gutscheine erstattet werden (an den neuen Verein oder an die Eltern). Ob die Kündigungsfristen eingehalten wurden, entscheiden Sie anhand Ihrer Satzung.

Nein! Die Gutscheine werden als Geldwert an die Eltern ausgehändigt. Wenn ein Verein gutgläubig diese Gutscheine annimmt, dann kann es keine Rückforderung geben.