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Ihr solltet mindestens eine (volljährige) Person als Verantwortlichen festlegen, der bei der Veranstaltung vor Ort und erreichbar ist. Er gilt als Ansprechperson für Behörden und ist grundsätzlich haftbar für die Veranstaltung.

Folgende Regeln müsst ihr (nach dem Gaststättengesetz) beachten:        

• Mindestens ein alkoholfreies Getränk muss gleich teuer oder billiger als die alkoholischen Getränke angeboten werden.
• Die Sicherheit des Veranstaltungsortes im Vorfeld checken (Fluchtwege, Brandschutz, Löschmittel, Erste-Hilfe-Kasten etc.)
• Sind ausreichende Toiletten vorhanden? Hier auch die geltenden Hygienevorschriften beachten.

Folgende weitere Fragen solltet ihr Euch stellen:

• Inwieweit besteht Versicherungsschutz für Sach- und Personenschäden?
• Wie sollen die Altersgrenzen beim Einlass und beim Alkoholausschank kontrolliert werden? Wer macht die Einlasskontrolle?
• Wer ist für die Sicherheit zuständig?
• Wer ist für die Aufsicht während der Veranstaltung verantwortlich? Genaue Aufgabenverteilung und Einweisung durch den Veranstalter erforderlich!
• Klärung der Sicherheitsfragen, z. B. Brandschutz und Erste Hilfe (Habt Ihr Ersthelfer oder greift Ihr auf Rettungsdienste zurück?)
• Sicherstellung der Alarmkette, z. B. Information von Polizei, Feuerwehr, Rettungsdienst. Wer weist diese im Notfall ein?
• Wer beendet Streitereien/Schlägereien? Habt ihr an eurer Schule erfahrene Schülerinnen und Schüler beim Streitschlichten?
• Wollt ihr "Ordner" einsetzen?
• Wie wollt ihr mit offensichtlich betrunkenen Teilnehmenden umgehen? Was macht ihr, wenn Teilnehmende ein verstecktes "Getränke-Depot" haben?

Der Ausschank von alkoholischen Getränken muss beantragt werden. Ohne Erlaubnis dürft Ihr keine alkoholische Getränke ausschenken. Der Antrag nennt sich nach dem Gaststättengesetz "Gestattung". Diesen könnt Ihr beim Ordnungsamt der Stadt Gelsenkirchen stellen. Der Antrag sollte spätestens 2 Wochen vor eurer geplanten Veranstaltung gestellt werden. Die Gebühr hierfür beträgt ca. 75 €. 

Für den Antrag wendet Euch bitte an das:

Referat Öffentliche Sicherheit und Ordnung
Bochumer Straße 12-16, 45879 Gelsenkirchen
E-Mail:gewerbe@gelsenkirchen.de

Wenn ihr auf Eurer Veranstaltung Musik abspielen wollt oder bei Euch eine Band live auftreten soll und von anderen Künstlerinnen und Künstlern Musik spielt, dann müsst Ihr eine Erlaubnis hierfür bei der GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) beantragen. Die Musik unterliegt dem Urheberrecht der Künstlerinnen und Künstler und kostet GEMA-Gebühren.

Kontakt: www.gema.de/kontakt/ 

Wenn ihr im Freien (z. B. auf dem Schulhof oder in einem Party-Zelt) Musik abspielen wollt oder auch Lautsprecher und Mikrophone einsetzen möchtet, dann benötigt ihr eine "Beschallungserlaubnis". Der Antrag sollte spätestens 4 Wochen vor der Veranstaltung beim Referat Umwelt der Stadt Gelsenkirchen gestellt werden.

Kontakt:
Gelsenkirchen Süd - Herr Maciejewski, Tel.: 0209/169-4253, E-Mail: frank.maciejewski@gelsenkirchen.de 
Gelsenkirchen Nord - Frau Schulik, Tel.: 0209/169-8594, E-Mail: annette.schulik@gelsenkirchen.de 

Die Gebühren können zwischen 5 € und 1.000 € betragen.

Wenn ihr Lebensmittel verkaufen oder ausgeben wollt, müsst ihr bestimmte Regeln und Hygienevorschriften einhalten. Über die aktuellen Regelungen erhaltet ihr Auskunft beim Referat Veterinär- und Lebensmittelüberwachung Verterinär- und Lebensmittelüberwachung.

Kontakt
E-Mail: veterinaeramt@gelsenkirchen.de
Tel.: +49 (209) 169-8711

Möchtet ihr Zelte, Karussells, Bühnen, Tribünen oder andere Bauten aufstellen, benötigt ihr hierfür unter Umständen eine Baugenehmigung. Eine sogenannte "Anzeigepflicht" gegenüber der Stadtverwaltung gibt es für Zelte, deren Grundfläche größer als 75 Quadratmeter ist. Anzeigepflichtig sind auch Fahrgeschäfte wie Karussells oder Riesenräder sowie bauliche Anlagen, die von Besucherinnen und Besuchern betreten werden. Dazu zählen etwa Tanzbühnen oder Tribünen. Auch bauliche Anlagen, die höher als 5 Meter sind, sind anzeigepflichtig.

Den Antrag hierfür solltet ihr spätestens 6 Wochen vor eurer geplanten Veranstaltung stellen. Die Gebühr kann variieren.

Kontakt:
Stadt Gelsenkirchen, Referat Bauordnung und Bauverwaltung
Rathaus Buer
Goldbergstraße 12, 45894 Gelsenkirchen
Allgemeine Beratung, planungsrechtl. Voranfragen

Tel: +49 (209) 169-4510 bzw. -4591
E-Mail: bauberatung@gelsenkirchen.de 

Abschließend hier noch ein paar weitere Tipps:

• kurze Wege zu Brandschutz, Rettungsdienst und Polizei sicherstellen
• Alarmketten üben
• Liste mit den Telefonnummer von allen Akteuren und Notrufnummern erstellen und jedem aushändigen (Veranstalter, Ordner, Thekendienst etc.)
• Lärmschutzbestimmungen beachten, ggfls. vorab Kontakt zu Nachbarn des Veranstaltungsortes aufnehmen und auf eure Veranstaltung hinweisen
• Ausgabe von Alcopops und hochprozentigen Mischgetränken vermeiden - sie sind besonders gefährlich