Den ersten Schritt bei der Bearbeitung von Altlasten stellt die Erfassung/Datenerhebung über mögliche altlastverdächtige Flächen dar. Dabei steht im Vordergrund, Flächen mit möglichem Gefährdungspotential zu identifizieren und Informationen über diese zu gewinnen. Ziel ist es, eine möglichst vollständige Nutzungsgeschichte für eine konkrete Fläche zu erhalten. Dies bezeichnet man als industriehistorische Recherche.
In den meisten Fällen kann bereits aus der Kombination des Nutzungszeitraumes sowie der Nutzungsart der Fläche ein grundsätzliches Risikopotential abgeschätzt werden.
Anhaltspunkte für das Vorliegen einer Altlast liegen insbesondere vor, wenn auf Grundstücken über einen längeren Zeitraum oder in erheblicher Menge mit Schadstoffen umgegangen wurde (Altstandort). In vielen Fällen kamen auch noch Störungen des Betriebes (Unfälle, Bombardierungen im zweiten Weltkrieg) hinzu. Hier liegt dann die Vermutung nahe, dass Schadstoffe in den Boden eingetragen wurden.
Eine zweite Form der Altlasten stellen die Altablagerungen dar. Hierbei handelt es sich um Flächen, auf denen Abfälle behandelt oder gelagert wurden.
Ausgelöst durch einige spektakuläre Altlastenfälle wie Dortmund-Dorstfeld und Bielefeld-Brake in den frühen 80er Jahren, wurde in Gelsenkirchen von 1983 bis 1987 ein erster Erfassungsschritt durchgeführt, der insbesondere die Hinterlassenschaften des Bergbaus, die ehemaligen Kokereien und Gaswerke sowie die Deponien umfasste.
Im ersten "Altlasten-Kataster" der Stadt Gelsenkirchen aus dem Jahre 1987 waren nur ca. 50 Flächen enthalten. Diese Zahl stieg in den Folgejahren durch Auswertung alter Karten und Luftbilder auf ca. 300 Flächen im Jahr 1994 an. In diesem Jahr wurde auch erstmalig eine Altlast-Verdachtsflächenkarte mit einer flächenhaften Darstellung erstellt und der Öffentlichkeit präsentiert.
Derzeit sind 591 Altlast-Verdachtsflächen erfasst. Neben den großen Betrieben der ehemaligen Montanindustrie wurden anschließend insbesondere die Kleingewerbe innerhalb des Stadtgebietes erfasst. Dafür wurden alte Adress- und Gewerbebücher bis ins Jahr 1888 ausgewertet. Auf diese Weise konnten viele kleinere Gewerbestandorte mit einem erhöhten Altlast-Potential identifiziert werden (z. B. chemische Reinigungen und Tankstellen). Für die korrekte Zuordnung der Flächen mussten dabei jedoch die zahlreichen Änderungen der Straßennamen sowie Eingemeindungen von Stadtteilen im Laufe der Zeit berücksichtigt werden.
Seit dem Jahr 2003 stehen weitere umfangreiche Datenbestände zur Verfügung, die Hinweise zu Verfüllungs- und Anschüttungsflächen im Stadtgebiet von Gelsenkirchen liefern. Erstmalig liegen damit genaue Angaben zu Ablagerungszeiträumen und -mächtigkeiten vor. Diese Daten wurden im Rahmen einer systematischen flächendeckenden Karten- und Luftbildauswertung gewonnen und waren insbesondere für die Erstellung der digitalen Bodenbelastungskarte von Bedeutung.
In den letzten Jahren wurden systematisch Daten zu den ehemaligen Tankstellen ausgewertet. Im Jahr 2014 wurden Akten des Instituts für Stadtgeschichte auf altlastenrelevante Daten hin untersucht. Auch zukünftig ist damit zu rechnen, dass einzelne Projekte zur Erfassung/Datenerhebung realisiert werden.