Im Institut für Stadtgeschichte stehen dem Familienforscher im Wesentlichen zwei Quellen zur Verfügung:
- die Adressbücher der Stadt Gelsenkirchen und ihrer Vorläufergemeinden (ab 1888) sowie
- die Einwohnermeldekarteien der Stadt Gelsenkirchen und ihren Vorläufergemeinden.
Die Benutzung von Archiv- und Bibliotheksgut im Stadtarchiv Gelsenkirchen ist grundsätzlich entgeltfrei.
Recherchen zur Familienforschung aus der Einwohnermeldekartei können nur von den Archivkolleginnen und Archivkollegen des Instituts für Stadtgeschichte durchgeführt werden und sind daher kostenpflichtig. Es gelten die Sätze der aktuellen Benutzungs- und Gebührensatzung für das Institut für Stadtgeschichte Gelsenkirchen vom 24. Juni 2019. Aufgrund der zahlreichen Anfragen zur Familienforschung und Erbenermittlung ist mit einer längeren Bearbeitungszeit zu rechnen. Die Auskünfte werden grundsätzlich in deutscher Sprache erteilt.
Seit dem 1. Januar 2009 gilt ein neues Personenstandsgesetz , das die Übergabe der Personenstandsregister von den Staatsämtern an die kommunalen Archive regelt. Dementsprechend hat das Stadtarchiv die folgenden Personenstandsregister vom Standesamt Gelsenkirchen übernommen:
- Geburtsregister von 1874 – 1910
- Heiratsregister von 1874 – 1940
- Sterberegister von 1874 – 1990
Sammelakten werden nicht übernommen.
Eigene Recherchen in den Personenstandsregistern durch die Benutzerinnen und Benutzer selbst sind aus konservatorischen Gründen nicht möglich. Aus denselben Gründen können auch keine Fotokopien angefertigt werden. Das Institut für Stadtgeschichte bearbeitet schriftliche Anfragen bei Vorlage konkreter Geburts-, Heirats- oder Sterbedaten entsprechend der Gebührenordnung des Instituts für Stadtgeschichte Gelsenkirchen und erstellt Kopien oder beglaubigte Kopien durch digitale Reproduktionen aus den Registerbänden.