Um einen Haushaltsplan aufzustellen, beginnt die Verwaltung bereits im Frühjahr des Vorjahres mit den Vorbereitungen. Dazu werden vom Referat Stadtkämmerei und Finanzen aus den einzelnen Bereichen der Stadtverwaltung die im nächsten Jahr erwarteten Erträge/Einzahlungen und Aufwendungen/Auszahlungen abgefragt. Jede Organisationseinheit bzw. jeder Vorstandbereich gibt eine Einschätzung über seine Finanzerwartungen ab: Welche Ausgaben für welche Aktivitäten geplant sind und welche Einnahmen zu erwarten sind.
Wichtig bei dieser Einschätzung: Die Kommune kann nicht völlig frei über alle ihre Aktivitäten und damit Ausgaben entscheiden. Zu einer ganzen Reihe von Aufgaben ist sie rechtlich verpflichtet, das heißt sie muss diese erfüllen und auch finanzieren. Zu solchen "pflichtigen Aufgaben" zählen z.B. Hilfen bei Einkommensdefiziten, Hilfen zur Gesundheit, die Bereitstellung schulischer Einrichtungen, die Betreuung von Kindern in Tageseinrichtungen, die Unterhaltung von Verkehrsanlagen und deren Einrichtungen sowie Gefahrenabwehr und Rettungsdienst (Feuerwehr).
Alle gesammelten Informationen werden zunächst verwaltungsintern geprüft und beraten und vom Stadtkämmerer zu einem so genannten "Haushaltsplanentwurf" aufgestellt. Dieser intern abgestimmte Entwurf wird anschließend von der Oberbürgermeisterin bestätigt und in den Rat der Stadt eingebracht. Dies geschieht meist in der ersten Sitzung nach den Sommerferien. Nachdem der Haushaltsplanentwurf veröffentlicht ist, beginnt die Beratung in den politischen Gremien, also in den Bezirksvertretungen und Ausschüssen. Alle beteiligten Bezirksvertretungen und Ausschüsse können für ihren Zuständigkeitsbereich Anträge auf Änderung des Entwurfs stellen und Anfragen an die Verwaltung richten. Dieses Recht steht auch Ratsfraktionen, Ratsgruppen und Einzelmandatsträgerinnen bzw. Einzelmandatsträgern zu.
Parallel zu den Beratungen in den politischen Gremien liegen Ausfertigungen des Haushaltsplanentwurfs in den BÜRGERcentern aus. Hier haben interessierte Einwohnerinnen und Einwohner sowie Abgabepflichtige die Möglichkeit, in den Entwurf Einsicht zu nehmen und während eines angemessenen Zeitrahmens auch Einwendungen zu erheben. Der Haupt-, Finanz-, Beteiligungs-, Personal- und Digitalisierungsausschuss (HFBPD) berät federführend über alle Änderungsanträge, Anfragen und mögliche Einwendungen (sog. 2. Lesung). Unter Berücksichtigung der hier getroffenen Beratungsergebnisse legt die Verwaltung dem Rat der Stadt einen aktualisierten Entwurf der Haushaltssatzung samt Haushaltsplan und der sonstigen Anlagen zur abschließenden Entscheidung vor.