Die Gesamtkoordination des Kommunalen Integrationsmanagements erfolgt durch die Koordinierende Stelle, die dem Referat Zuwanderung und Integration/Kommunales Integrationszentrum der Stadt Gelsenkirchen zugeordnet ist. Zu ihren Aufgaben gehören die Umsetzung der Gesamtkonzeption KIM und die Steuerung der notwendigen Prozesse, um eine optimale rechtskreisübergreifende Zusammenarbeit zwischen Ämtern, Behörden und Einrichtungen zu ermöglichen.
Das systemisch ausgerichtete Case Management hat die Aufgabe, zugewanderte und geflüchtete Menschen dabei zu unterstützen, die Hilfe und Leistungen zu erhalten, welche ihre Teilhabe an der Stadtgesellschaft ermöglichen.Im Rahmen dieses Bausteins wurden in Zusammenarbeit mit Trägern der freien Wohlfahrtspflege zwölf Case Management-Stellen in Gelsenkirchen eingerichtet. Diese verteilen sich über das gesamte Stadtgebiet und arbeiten quartiersorientiert.
In der Ausländerbehörde und der Einbürgerungsbehörde der Stadt Gelsenkirchen wurden zusätzliche Personalstellen geschaffen, um die Umsetzung der Bleiberechte für gut integrierte Ausländerinnen und Ausländer zu unterstützen und die Einbürgerungen gut integrierter Menschen, die die Einbürgerungsvoraussetzungen erfüllen, zu fördern.
Das Kommunale Integrationsmanagement ist als Förderprogramm des Landes Nordrhein-Westfalen langfristig ausgerichtet und im §9 des Teilhabe- und Integrationsgesetzes verankert. Damit soll das Engagement aller 54 Kreise und kreisfreien Städten in NRW für Integration nachhaltig unterstützt und die lokale Integrationsinfrastruktur gestärkt werden.
Der Gesamtprozess in Gelsenkirchen wird durch eine Lenkungsgruppe begleitet.